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【会社法319条】書面決議で株主総会決議を成立させるための完全ガイド

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 会社の運営に当たっては、株主総会決議を経なければならない場面が多くあります。
 株主総会の決議をするためには、株主宛に招集通知を発送し、実際に株主総会を開催しなければならないのが原則です。

 しかし、例えば、取締役の辞任により、取締役の人数が定款等所定の人数を下回り、すぐに新たな取締役を選任する必要がある場合や、タイトなスケジュールでMAを進めなければならない場合などは、招集通知発送から総会開催日まで法定の期間を置くことが困難なこともあります。
 また、臨時株主総会の場合、株主総会への出席が困難で定足数を確保することが難しい場合もあり得ます。

 そのような場合に対処するため、会社法319条は、株主総会を実際に開催することなく、株主総会の決議を省略し、書面のやり取り(書面決議)のみで株主総会決議があったものとみなすことができる制度を用意しています。
 株主総会の書面決議の制度を利用すれば、株主総会の招集手続はもちろん、開催の手間を省くことができるので、会社の運営に当たって非常に便利です。

 この記事では、株主総会の書面決議を適法に行うために、各手続の手順を解説するとともに、必要な書類のひな形をご紹介します。ぜひ参考にしてください。

1 会社法319条1項 株主総会書面決議の制度概要

 株主総会において決議を成立させるには、①取締役会において株主総会の招集を決定、②代表取締役が株主に対して、株主総会招集通知を発送、③実際に株主総会を開催し、議案を可決する、という手続きを踏むことが原則です(会社法298条、299条、309条)。

 しかし、会社法319条1項は、以下の2つの要件を満たす場合には、招集手続や株主総会の開催を省略して、株主総会決議があったものとみなすことができると定めています。

  1. 取締役(又は株主)が、株主総会の目的である事項(議題)について、具体的な提案をし、
  2. その提案について、株主全員が書面(又は電子メール等の電磁的記録)で同意をしたとき 

 株主全員が同意をしているのだから、わざわざ、株主総会を招集・開催するまでもなく、決議があったものとみなしてよいだろうというのがその趣旨です。
 この書面決議の制度は、役員の選任や決算承認のような普通決議はもちろん、可決要件が厳格な特別決議事項(事業譲渡、合併の承認、定款の変更等)の承認決議をする際にも利用することができます

 会社の株主が、親会社のみ、あるいは、経営者であるあなた一人の場合はもちろん、株主が複数いる場合であっても、株主同士のコミュニケーションが取り易い会社においては、非常に使い勝手の良い制度です。

 以下では、取締役会設置会社を前提に、手続に必要な書類ひな形をご紹介しつつ、この制度を利用するための手順を解説します。

会社法319条1項 取締役又は株主が株主総会の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき株主(当該事項について議決権を行使することができるものに限る。)の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなす。

2 取締役(又は株主)による提案

2-1 取締役が提案をする場合

 書面決議を利用するためには、取締役又株主が、議題について具体的な提案することが必要ですが、まずは、取締役(代表取締役)が提案をする場合から解説をします。

2-1-1 取締役会の開催

 会社法319条1項は、上記のとおり、「取締役」が提案をすることを要件としていますが、取締役会設置会社の場合は、代表取締役がこの提案をするためには、株主総会決議事項を株主に提案することを取締役会において決議しなければなりません
 会社法362条4項が、「重要な職務執行の決定」は取締役が単独で決定することはできず、取締役会の決議が必要であると定めており、株主総会決議事項を株主に提案することは、この「重要な職務執行の決定」に該当すると解されているためです。
 株主総会決議事項を株主に提案することを決議する取締役会議事録のひな形は、こちらを参考にしてください。ひな形では、会社の事業の一部を譲渡することについて、株主総会に提案をすることを決議する内容としています。

 取締役会設置会社において株主総会書面決議を利用する場合、取締役会決議を経ることを忘れがちですが、後から、書面決議の効力が覆されることがあるので、注意が必要です。

 

会社法362条4項取締役会は、次に掲げる事項その他の重要な業務執行の決定を取締役に委任することができない。 
重要な財産の処分及び譲受け
多額の借財
③~⑦

2-1-2 取締役による株主への提案

 取締役会で、株主総会への提案を決議したら、次は、代表取締役から全株主に対して、具体的な議案を提案することになります。
 株主に対して送付する「提案書」のひな形は、こちらを参考にしてください。提案書には、株主から返送をしてもらう同意書を添付するべきですが、「同意書」のひな形こちらを参考にしてください。
 株主に対して、提案書を送付する際、同意書を返送する期限を設定することになります。これに関して、「●日以内」等、法律上特に制限はありませんが、あらかじめ株主に確認をして、無理のない期限を設定しておいた方がいいでしょう。

2-2 株主が提案をする場合

 会社法319条1項は、取締役だけでなく、株主が、株主総会決議事項を提案することも認めています。
 A社がB社の株式を100%保有している場合(A社がB社の完全親会社である場合)、B社の株主総会決議を書面決議で行うために、A社が唯一の株主として提案し、かつ、自ら同意をするという方式をとることが考えられます。
 自ら提案して、同意をするというのは少し違和感があるかもしれませんが、非常に簡便な方法であり、実務的にも頻繁に利用されています。

 唯一の株主が、自ら書面決議の提案をして、同意をする場合には、1通の書面で提案書と同意書を兼ねた内容とすることが多いのですが、その「提案書兼同意書」のひな形こちらを参考にしてください。

3 提案について株主全員が同意

3-1 株主からの同意

 すべての株主からの同意書の返送をもって、株主総会の決議があったものとみなされることになります。
 ここで、株主からの同意書返送は、必ずしも郵送で行う必要はなく、「電磁的記録」でもよいとされているので、具体的には、メールでPDFファイルとして添付してもらう形でも足ります。

3-2 株主総会議事録の作成

 株主総会決議に関して、会社法319条の書面決議を利用した場合、実際に株主総会を開催することはありませんが、株主総会議事録を作成しなければなりません(会社法施行規則72条4項1号)。
 例えば、取締役選任を書面決議で行ったような場合、新たな取締役の選任について登記をする際には、この株主総会議事録を法務局に提出しなければなりませんので、正確に作成をする必要があります。

 書面決議を行った場合の株主総会議事録のひな形こちらを参考にしてください。

会社法施行規則72条4項 次の各号に掲げる場合には、株主総会の議事録は、当該各号に定める事項を内容とするものとする。
法第三百十九条第一項の規定により株主総会の決議があったものとみなされた場合 次に掲げる事項
 イ 株主総会の決議があったものとみなされた事項の内容
 ロ イの事項の提案をした者の氏名又は名称
 ハ 株主総会の決議があったものとみなされた日
 ニ 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

4 同意書面、議事録の備え置き

 株主全員からの同意を得れば、株主総会決議の効力は生じます。
 もっとも、株主総会決議の効力自体には影響はありませんが、会社法は、①株主総会議事録、②株主からの同意書のいずれについても、会社本店で十年間備え置かなければならないと定めていますので(会社法318条2項、319条2項)、注意が必要です。
 株主からの同意書について、書面ではなくPDFデータで提供を受けたような場合は、社内のPCハードディスク等に10年間、保管をしておくことが必要となります。

会社法318条2項 株式会社は、株主総会の日から十年間、前項の議事録をその本店に備え置かなければならない。

会社法319条2項 株式会社は、前項の規定により株主総会の決議があったものとみなされた日から十年間、同項の書面又は電磁的記録をその本店に備え置かなければならない。

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