会社法務

【ひな型あり】株主総会・取締役会の議事録作成の基礎

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あなたの会社では、定時株主総会や臨時株主総会を開催するたびに、株主総会議事録を作成していますか。
また、取締役会設置会社の場合には、取締役会議事録の作成も必要となりますが、こちらはどうでしょうか。
残念ながら、多くの中小企業では、「作り方が分からないため全く作成していない」「100%株主である、或いは親族で全ての株式を保有しているため争いも生じないから不要と考えている」「登記が必要となる事項の決議の場合のみ、司法書士に作成してもらっている」など、適切な作成・管理が行われていないケースが見受けられます。

会社法においては、株主総会議事録の作成は会社の義務、取締役会議事録の作成は取締役の義務とされているだけでなく、紛争予防のためにも重要といえます。
例えば、100%株主である代表取締役が実質的な経営判断を全て行っている会社では、その代表者に万が一のことがあった場合、適正に議事録が残されていなかったために会社の運営状況を正確に知ることができず、相続人がその後の会社経営に苦労することもあります。
また、株主総会や取締役会における決定内容は、内部的な記録としてだけではなく、会社の契約など対外的な活動の有効性の根拠ともなることから、その証拠資料となる議事録を正確に作成しておくことは、後のトラブル防止にも役立ちます。

そこで、本稿では、議事録作成にあたり、「ここだけは押さえておくべき」といえる作成方法の基礎について説明します。
各種議事録のひな型も作成していますので、併せてご参照ください。

定時株主総会議事録ひな型
 
取締役会議事録ひな型

1 株主総会議事録

1-1 議事録の作成・備置に関する義務

会社は、株主総会の開催後、株主総会議事録を書面又は電磁的方法をもって作成したうえで、当該株主総会の日から10年間はその議事録を本店に備え置き、また、5年間はその写しを支店に備え置かなければなりません(会社法318条1項~3項、会社法施行規則72条1項2項)。
株主総会議事録は、株主による閲覧謄写請求の対象であることから、作成だけでなく備え置きまでが義務とされています。

 

会社法第318条
1 株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
2 株式会社は、株主総会の日から十年間、前項の議事録をその本店に備え置かなければならない。
3 株式会社は、株主総会の日から五年間、第一項の議事録の写しをその支店に備え置かなければならない。ただし、当該議事録が電磁的記録をもって作成されている場合であって、支店における次項第二号に掲げる請求に応じることを可能とするための措置として法務省令で定めるものをとっているときは、この限りでない。

会社法施行規則第72条
1 法第318条第1項の規定による株主総会の議事録の作成については、この条の定めるところによる。
2 株主総会の議事録は、書面又は電磁的記録をもって作成しなければならない。

 

また、取締役等は、株主総会議事録に記載・記録すべき事項を記載せず、または虚偽の記載・記録をした時には、100万円以下の過料に処せられることがありますので、注意が必要です(会社法976条7号)。

1-2 株主総会議事録の記載事項

株主総会議事録には、次の事項を記載する必要があります(会社法施行規則72条3項2項)。

① 株主総会が開催された日時および場所
② 株主総会の議事の経過の要領およびその結果
③ 会社法の規定に基づき述べられた意見または発言の内容の概要
④ 株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役または会計監査人の氏名または名称
⑤ 株主総会の議長があるときは、その議長の氏名
⑥ 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

以下に、それぞれについて詳しく見ていきます。

①株主総会が開催された日時および場所
この「場所」には、当該会場にはいない取締役、執行役、会計参与、監査役、会計監査人または株主が株主総会に出席をした場合における、当該出席方法の記載も含まれます。
具体的には、遠隔地にいる者が、インターネットやテレビ会議システムを通じて株主総会に参加した場合には、その出席方法を記載することとなります。

②株主総会の議事の経過の要領およびその結果
「議事の経過」とは、株主総会の開会から閉会に至るまでの間、株主総会で行われた合議の経過・内容のことをいい、報告事項に関する報告、質疑応答、決議事項に関する議案や審議の内容、動議、採決方法などを指します。但し、全ての発言を逐語的に記載する必要はなく、要点の記載で十分です。

「その結果」とは、議案にかかる決議の結果(原案どおり可決された、原案が修正されて可決された、または否決された等)をいいます。
具体的な記載方法については、法律上は特段の規定はありませんので、賛成表・反対表の数や株主の氏名を記載する必要はありません。
ただし、株主総会において反対の議決権行使をしたことが、のちの株式買取請求権等の行使の要件とされる議案(事業譲渡や組織再編など)については、誰が反対の議決権を行使したかも記載しておくべきといえます。

③会社法の規定に基づき述べられた意見または発言の内容の概要
会社法に基づき述べられた次の意見または発言についても、その概要を議事録に記載しなければなりません。
・監査役等の選任、解任、辞任にかかる監査役等の意見(会社法345条1項4項5項)
・辞任した監査役等による、辞任した旨およびその理由(会社法345条2項4項5項)
・計算書類の作成に関する事項について、会計参与と取締役とで意見が異なる場合における、会計参与の意見(会社法377条1項)
・会計参与の報酬等についての会見参与の意見(会社法379条3項)
・株主総会で取締役の提出する議案、書類等に、法令・定款に違反し、または著しく不当な事項があると認める場合における、監査役の意見(会社法384条)
・監査役の報酬等にかかる監査役の意見(会社法387条3項)
・監査の範囲を会計に関するものに限定された監査役による、株主総会で取締役の提出する議案、書類等の調査結果の報告(会社法389条3項)
・計算関係書類の法令・定款への適合性について、会計監査人と監査役の意見が異なる場合における会計監査人の意見(会社法398条1項)
・会計監査人が出席を求められた場合における会計監査人の意見(会社法398条2項)

④株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役または会計監査人の氏名または名称
出席した役員を明確化するために、これらの者の氏名を記載します。
また、株主総会議事録作成の実務慣行として、次の⑤議事録作成者だけでなく、出席取締役の全員が捺印することが多いように思われます。

⑤株主総会の議長があるときは、その議長の氏名
会社法においては、株主総会の議長の選任方法に関する定めはありませんので、定款でき定めることもできますし、株主総会の場で選任することも可能です。

⑥議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名
議事録作成者についても、会社法においては特段の定めはありませんので、自由に選任することができます。実務上は、代表取締役または株主総会担当の取締役(総務部長など)がある場合にはその取締役が議事録作成者になることが多いようです。

1-3 書面決議により株主総会の開催自体を省略する場合

100%株主である場合や、そうでなくとも全ての株主が同意する場合には、株主総会の開催自体を省略することも可能です。
この場合の、株主総会決議を書面決議のみで成立させる方法や、その際に作成すべき株主総会議事録については、次の記事を参照してください。

【ひな形あり】書面決議で株主総会決議を成立させるための完全ガイド

2 取締役会議事録

2-1 取締役会の役割と決議事項並びに決議方法

取締役会設置会社においては、取締役会が業務執行の決定を行うことができますが、多岐にわたる会社の業務の子細について取締役会で決定することは困難であることから、代表取締役に委任されることが通常です。
この場合、取締役会の役割としては、取締役による業務執行を監督することとなります。
具体的には、代表取締役や業務担当取締役は、3か月に1回以上取締役会へ出席して自己の職務状況を報告する義務があります(会社法363条2項)。

会社法第363条
1 次に掲げる取締役は、取締役会設置会社の業務を執行する。

一 代表取締役
二 代表取締役以外の取締役であって、取締役会の決議によって取締役会設置会社の業務を執行する取締役として選定されたもの
2 前項各号に掲げる取締役は、三箇月に一回以上、自己の職務の執行の状況を取締役会に報告しなければならない。

もっとも、重要な業務執行についても全て個々の取締役に委任できてしまうと、権限の濫用を招きかねないことから、次の事項については、取締役への委任はできず、取締役会で決定しなければなりません(会社法362条4項)。
・重要な財産の処分及び譲受け
・多額の借財
・支配人その他の重要な使用人の選任及び解任
・支店その他の重要な組織の設置、変更及び廃止
・社債の募集に関する重要な事項
・取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務並びに当該株式会社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして会社法施行規則100条で定める体制の整備
・定款の定めに基づく役員等の損害賠償責任の免除

会社法第362条 
1 取締役会は、すべての取締役で組織する。
2 取締役会は、次に掲げる職務を行う。
 一 取締役会設置会社の業務執行の決定
 二 取締役の職務の執行の監督
 三 代表取締役の選定及び解職
3 取締役会は、取締役の中から代表取締役を選定しなければならない。
4 取締役会は、次に掲げる事項その他の重要な業務執行の決定を取締役に委任することができない。
 一 重要な財産の処分及び譲受け
 二 多額の借財
 三 支配人その他の重要な使用人の選任及び解任
 四 支店その他の重要な組織の設置、変更及び廃止
 五 第六百七十六条第一号に掲げる事項その他の社債を引き受ける者の募集に関する重要な事項として法務省令で定める事項
 六 取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務並びに当該株式会社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備
 七 第四百二十六条第一項の規定による定款の定めに基づく第四百二十三条第一項の責任の免除
5 大会社である取締役会設置会社においては、取締役会は、前項第六号に掲げる事項を決定しなければならない。

取締役会の決議方法としては、議決に加わることができる取締役の過半数(これを上回る割合を定款で定めた場合にあっては、その割合以上)が出席し、その過半数(これを上回る割合を定款で定めた場合にあっては、その割合以上)をもって行うこととなります(会社法369条1項)。
但し、特別の利害関係を有する取締役は、決議に参加することができません(同条2項)。

代表取締役を解任する場合に決議に参加できるかについては、以下の記事を参考にしてください。

代表取締役を解任・解職する方法(議事録ひな形あり)

 

会社法第369条
1 取締役会の決議は、議決に加わることができる取締役の過半数(これを上回る割合を定款で定めた場合にあっては、その割合以上)が出席し、その過半数(これを上回る割合を定款で定めた場合にあっては、その割合以上)をもって行う。
2 前項の決議について特別の利害関係を有する取締役は、議決に加わることができない。
3 取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。
4 前項の議事録が電磁的記録をもって作成されている場合における当該電磁的記録に記録された事項については、法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置をとらなければならない。
5 取締役会の決議に参加した取締役であって第三項の議事録に異議をとどめないものは、その決議に賛成したものと推定する。

その他、取締役会設置会社に関する概要については、次の記事もご参照ください。

【徹底解説】取締役会設置会社のメリット・デメリット

2−2 取締役会議事録の記載事項

取締役会議事録には、次の事項を記載する必要があります(会社法369条3項、会社法施行規則101条3項)。

① 取締役会が開催された日時及び場所
② 特別取締役会(会社法373条2項)であるときは、その旨
③ 取締役会が特定のケースに該当するときは、その旨
④ 取締役会の議事の経過の要領及びその結果
⑤ 決議を要する事項について特別の利害関係を有する取締役があるときは、当該取締役の氏名
⑥ 特定の事項について意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要
⑦ 取締役会に出席した執行役、会計参与、会計監査人又は株主の氏名又は名称
⑧ 取締役会の議長が存するときは、議長の氏名

以下に、①~③、⑥、⑧について詳しく見ていきます。
① 取締役会が開催された日時及び場所
 株主総会議事録と同様、開催場所にいない者が遠隔地から出席した場合には、当該出席方法(テレビ会議システムなど)も記載します。

② 特別取締役会(会社法373条2項)であるときは、その旨
 取締役会の決議要件の特例として、重要な財産の処分及び譲受、多額の借財については、あらかじめ選定された3名以上の取締役によって決議を行うことが可能とされています(会社法373条)。
 この決議を行った場合には、その旨を記載することとなります。

③ 取締役会が特定のケースに該当するときは、その旨
取締役会が次のいずれかに該当する場合などには、その旨を記載します。
・定款または取締役会で定めた取締役以外の取締役の請求を受けて招集されたもの(会社法366条2項)
・定款または取締役会で定めた取締役以外の取締役が招集したもの(会社法366条3項)
・取締役に会社の目的外の行為や法令定款違反の行為やそのおそれがある場合に、株主の請求を受けて招集されたもの(会社法367条1項)、または、会社法367条3項の規定により株主が招集したもの
・取締役が不正行為をし、もしくはその不正行為のおそれがあると監査役が認めたとき、または法令定款違反もしくは著しく不当な事実があると監査役が認めたときに、監査役の請求を受けて招集されたもの(会社法383条2項)または、監査役が招集したもの(会社法383条3項)

⑥ 特定の事項について意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要
次の各事項のいずれかにかかる意見又は発言については、その概要を記載する必要があります。
・取締役が競業取引・利益相反取引を行った場合に行う、当該取引についての重要事実の報告(会社法365条2項、419条2項)
・取締役に会社の目的外の行為や法令定款違反の行為(またはそのおそれ)があった場合に、取締役会の招集請求し、またはこれを招集した株主が当該取締役会で述べた意見(会社法367条4項)
・会計参与が計算書類等の承認を行う取締役会に出席して述べた意見(会社法376条1項)
・監査役が、取締役が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令若しくは定款に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときに、取締役会に行う報告(会社法382条)
・監査役が取締役会に出席して述べた意見(会社法383条1項)
・(委員会設置会社の場合)監査委員が執行役又は取締役が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令若しくは定款に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときに取締役会に行う報告(会社法406条)

⑧ 取締役会の議長が存するときは、議長の氏名
  株主総会議事録と異なり、取締役会議事録の作成者については、法律上の特段の規定はありません。
但し、取締役会議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役および監査役がこれに署名し、または記名押印する(電磁的記録をもって作成されているときは、署名または記名押印に代わる措置をとる)必要があります(会社法369条3項4項)。
この点、取締役決議に参加した取締役は、議事録に異議をとどめない限りその決議に賛成したものと推定されることに注意が必要となります。具体的には、取締役による利益相反取引を承認する取締役会決議がなされた場合、その取引により会社に損害が生じたときは、その承認決議に賛成した取締役は任務懈怠が推定されることから(会社法423条3項3号)、議事録に異議をとどめない限り同承認決議に賛成したものと推定され、その結果、任務懈怠まで推定されてしまうこととなります。

利益相反取引の詳細については、次の記事もご参照ください。
よく分かる!取締役の利益相反取引の基本ルール
取締役が利益相反取引を行う場合の留意点 完全ガイド

会社法369条
1,2(省略)
3 取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。
4 前項の議事録が電磁的記録をもって作成されている場合における当該電磁的記録に記録された事項については、法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置をとらなければならない。
5 取締役会の決議に参加した取締役であって第三項の議事録に異議をとどめないものは、その決議に賛成したものと推定する。

会社法第423条
1 取締役、会計参与、監査役、執行役又は会計監査人(以下この節において「役員等」という。)は、その任務を怠ったときは、株式会社に対し、これによって生じた損害を賠償する責任を負う。
2 取締役又は執行役が第三百五十六条第一項(第四百十九条第二項において準用する場合を含む。以下この項において同じ。)の規定に違反して第三百五十六条第一項第一号の取引をしたときは、当該取引によって取締役、執行役又は第三者が得た利益の額は、前項の損害の額と推定する。
3 第三百五十六条第一項第二号又は第三号(これらの規定を第四百十九条第二項において準用する場合を含む。)の取引によって株式会社に損害が生じたときは、次に掲げる取締役又は執行役は、その任務を怠ったものと推定する。
一 第三百五十六条第一項(第四百十九条第二項において準用する場合を含む。)の取締役又は執行役
二、三 (省略)

3 登記事項にかかる決議の注意点

 登記すべき事項について株主総会決議又は取締役会決議を要する場合には、登記申請書にその議事録を添付する必要があります(商業登記法46条2項)。
株主総会議事録を要する場合の例としては、商号や目的事項などの登記事項の変更が生じる定款変更、取締役や監査役の選任などがあります。
取締役会決議を要する場合の例としては、代表取締役の選定があります。出席した取締役や監査役がこの議事録に実印で押印する場合には、その印鑑登録証明書の添付も必要となることから、注意が必要です。

 

商業登記法第46条 
1 登記すべき事項につき株主全員若しくは種類株主全員の同意又はある取締役若しくは清算人の一致を要するときは、申請書にその同意又は一致があつたことを証する書面を添付しなければならない。
2 登記すべき事項につき株主総会若しくは種類株主総会、取締役会又は清算人会の決議を要するときは、申請書にその議事録を添付しなければならない。

 

4 議事録の捺印における注意点

取締役会議事録と異なり、株主総会議事録については、会社法及び同施行規則のいずれにも署名や押印を必要とする決まりはありませんので、法律上は署名・押印は不要といえます。
しかし、定款において株主総会議事録作成者を定めている場合には(「代表取締役」「専務取締役」など役職をもって定めることが多いです。)、当該議事録作成者が作成し、署名・押印する必要が生じます。このような議事録作成者の定めがある場合に、当該取締役が出席したにもかかわらず議事録を作成しないといったケースが問題となります(例えば、株主総会において議事録作成者である取締役を解任する決議を行ったところ、その解任された取締役が議事録作成を拒む場合など)。
このような場合の対策としては、当該株主総会において、議事録作成者を変更する(解任する取締役(の役職)ではなく別の取締役へ変更しておく)旨の定款変更決議を行っておくことが考えられます。もっとも、取締役解任は議決権の過半数で行えますが、定款変更は特別決議事項として3分の2以上の賛成を要することから、半数は超えるものの3分の2未満しか賛成票しか得られない場合には、この方法も採用できません。
取締役会議事録についても、代表取締役を解職する場合などに同様の問題が生じ得ます。
非常に悩ましい問題ではありますが、このような事態を避けるための予防策としては、議事録作成者を特定しておくべき特段の必要がない限り、そもそも定款による議事録作成者の定めを置かないこと(既にある場合には削除しておくこと)をお勧めします

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